イベントを行う際、運営マニュアルの作成・共有は欠かせないものですが、社内運動会を開催する場合も同様にマニュアルを作成しておくことが重要です。

企画や進行はもちろん、後続の担当者への引継ぎにも役立つため、マニュアルはポイントを押さえてしっかり作り込んでおくとよいでしょう。

本記事では、社内運動会のマニュアルについて、その必要性や作成時のポイント、主な項目を紹介します。

社内運動会のマニュアルをどのように作成したらよいかわからない、という方はぜひ参考にしてみてください。

社内運動会にマニュアルが必要な理由

それでは、社内運動会にはなぜマニュアルが必要なのでしょうか。

マニュアルが必要な理由として、下記の4つが挙げられます。

●企画進行がスムーズに行える

●必要な役割分担や備品などが一目できる

●担当が変更になった際の引継ぎがスムーズ

●次回開催時にも流用できる

それぞれ解説します。

企画進行がスムーズに行える

社内運動会のマニュアルを作成することで、企画進行がスムーズに行えます。

マニュアルには社内運動会の流れや競技の内容などを記載するため、細かな部分から全体まで見通すことができ、随時確認が可能です。

そのため、できるだけわかりやすく詳しく記載しておくとよいでしょう。

必要な役割分担や備品などが一目できる

役割分担や必要となる備品などもマニュアル化することによって一目で確認できます。

自分の役割を把握したり、備品をチェックしたりする場合に大変役立ちます。

担当が変更になった際の引継ぎがスムーズ

担当が変更になったときの引継ぎがスムーズになる点も、マニュアルを作成する理由の一つです。

マニュアルによって、社内の誰であっても社内運動会の運用に携わることができるでしょう。

ただし、この場合、疑問点が出ないよう、しっかりとしたマニュアルの作成がポイントになります。

次回開催時にも流用できる

社内運動会運営のために作ったマニュアルは、一回限りのものではなく、資産として次回以降にも有効活用できます。

近しい内容で開催するのであれば、何が必要になるのか、どのような情報を持っておくべきかがすぐに確認できて便利です。

また、最初からマニュアルを作成する必要がなくなるのも大きなメリットです。

マニュアルのひな型ができてしまえば、イベントの内容をフォーマットに沿って入力することで次回も簡単に作成できるでしょう。

マニュアル作成時のポイント

マニュアルを作成する際は、ポイントを押さえておくとスムーズに進められます。

ぜひ押さえておいてほしいポイントは次の4つです。

●イベントの全体的なイメージを明確にする

●内容を具体的に言語化する

●タイムスケジュールは複数作成しておく

●会場のレイアウトや順路を記載する

それぞれ解説します。

イベントの全体的なイメージを明確にする

社内運動会の運営においては、内容や開催当日といった部分にフォーカスするだけでなく、全体的なイメージを明確にしておくことが重要です。

全体を明確化しておけば、関係者全員が自分の役割について理解を深めることができ、それぞれの仕事の正確性が高められます。

また、モチベーションの向上にもつながるため、マニュアル作成時には全体像を盛り込んでおくとよいでしょう。

内容を具体的に言語化する

運営に使用するマニュアルには、正確性と具体性が求められます。

そのため、社内運動会の内容を具体的に言語化する必要があります。

例えば、どこの部署から何人参加してもらうのかといった競技の内容はもちろん、昼休憩は食事を提供するのか、するとしたらどこで調達するのかなども細かく決めて具体的に記載しておくことが大事です。

プログラムや演出、会場の規模のような事項はマニュアルに載せないことも多いですが、あいまいにしておくと関係者がそれぞれの判断で動いてしまう可能性があります。

しっかりと言語化し、マニュアルにしておきましょう。

タイムスケジュールは複数作成しておく

タイムスケジュールを複数作成しておくこともマニュアル作成時のポイントの一つです。

社内運動会の運営は、さまざまな理由で想定通りに進まないことが多いため、万が一に備えて「計画が遅れたときのタイムスケジュール」を別に作成しておくとよいでしょう。

さらに、タイムスケジュールに関する事項もルール化してマニュアルに記載しておくことをおすすめします。

会場のレイアウトや順路を記載する

マニュアルには、社内運動会を開催する会場のレイアウトや順路も記載しておきます。

そうすることでスムーズな実施が可能になり、参加者の安全にもつながります。

また、開催当日のイメージが浮かびやすいことから、準備にあたって意見を出しやすくなるといった点もメリットです。

社内運動会の主なマニュアル項目

社内運動会のマニュアルには、主に下記の6つの項目が必要です。

●開催目的

●日程・会場

●競技内容

●参加人数

●必要経費

●予約・備品などの各種手配方法

それぞれ説明します。

開催目的

マニュアルの最初に記載すべき項目が、開催目的です。

福利厚生やコミュニケーションの活発化といった開催の目的を明確にしておきましょう。

日程・会場

次に必要なのが、日程と会場についての項目です。

日程は、晴天率の高い時期に合わせて調整し、会場は屋外か屋内かを決め、参加者の平均年齢、駐車場や駅からの近さなどを考慮した上で競技場や体育館を選びます。

競技内容

競技は何をするのか、具体的な内容を記載します。

玉入れや綱引き、リレー、障害物競走といったオーソドックスな競技から、ビッグバルーンを使った楽しい競技までさまざまなものの中から、自社に合った競技を選ぶことが大切です。

参加人数

参加人数も項目に入れておきます。

社員はもちろん、家族や取引先など、どこまで参加を呼びかけるのか範囲を決めておく必要があります。

必要経費

必要となる経費についても記載することが大切です。

社内運動会を行うには、会場費や設備利用費、食事代、保険代、競技に必要となる道具（レンタル）代、景品代、打ち上げの会費などが必要です。

事前に大まかな予算を出して調整しておきましょう。

予約・備品などの各種手配方法

会場の予約や使用する設備、道具を手配する方法も、項目に入れておきます。

それぞれの規定に基づき、予約・手配を進めていきましょう。

クオリティや負担軽減するならプロに依頼！

自社で社内運動会を運営する場合、企画の立案をはじめ、会場や機材、道具の手配、当日の進行業務など、多岐にわたる業務が発生します。

社内運動会に携わる担当者は、既存の業務と並行して運営準備をこなす必要があり、大きな負担がかかります。

負担を軽減し、高いクオリティで社内運動会を開催するには、社内運動会専門のプロに依頼するのがおすすめです。

企画から当日の運営まで行ってくれるので、目的に応じた効果的な社内運動会を開催することが可能です。

まとめ

社内運動会を開催する際は、マニュアルを作成しておくことでスムーズな企画・運営が可能です。

作成するときは、全体的なイメージを明確にし、具体的に言語化するといったいくつかのポイントを押さえておくのがおすすめです。

ただし、社内運動会を自社だけで行うのは大きな負担がかかります。

負担をかけず高いクオリティで社内運動会を行いたい場合は、プロに依頼することを検討してみましょう。