社内運動会は社員同士の絆を深め、部署や世代を超えた交流を生み出す絶好の機会です。

しかし、企画・運営を任された担当者にとっては、「どこから手をつければいいのか」「専門業者に依頼したほうがいいのか」など、悩む場面も多いでしょう。

限られた時間と予算の中で、計画から当日の進行、終了後の振り返りまでスムーズに行うことは簡単ではありません。

本記事では、運営担当者が押さえるべきスケジュールとタスク、そして外注への判断基準を分かりやすく解説します。

これを読めば、準備に迷うことなく、成功につながる社内運動会を実現できるでしょう。ぜひ参考にしてみてください。

はじめに

社内運動会は、社員同士の交流やチームワークを深めるだけでなく、会社全体の統一感を育む絶好の機会です。

しかしながら、「ただ開催すればいい」という訳でもありません。

目的を明確にせず準備を進めたり、運営方法を誤ったりすると、せっかくの機会も効果が半減してしまいます。

社内運動会を最大限に成功させるために、押さえるべきポイントは次の通りです。

1.社内運動会の目的と効果

2.運営担当者の役割

3.自社運営と業者依頼のメリット・デメリット

一つずつ解説します。

1.社内運動会の目的と効果

社内運動会は、単なる遊びやレクリエーションではありません。

大きく分けて、以下のような効果が期待できます。

●コミュニケーションの活性化

●チームワークの強化

●会社の一体感醸成

●健康増進

それぞれ見ていきましょう。

コミュニケーションの活性化

社内運動会を開催することで、社内のコミュニケーション活性化が期待できます。

部署を超えて交流することで、普段接点の少ない社員同士の距離が縮まるでしょう。

チームワークの強化

勝ち負けを共に体験することで、社員の間に仲間意識が生まれます。

そのため、社内全体のチームワークの強化につながります。

会社の一体感醸成

社内運動会は、会社の一体感醸成にもつながります。

社内運動会をとおして社内文化を共有し、社員の帰属意識を高められるでしょう。

健康増進

社内運動会は、健康増進にも効果的です。

体を動かす機会の少ないオフィスワーク中心の社員にとって、リフレッシュの場となるでしょう。

2.運営担当者の役割

社内運動会の成功は、運営担当者の采配に大きく左右されます。

担当者は、社内運動会全体の設計者として企画を立てる一方で、社内外の関係者をまとめる調整役も担います。

また、社内運動会当日は現場で指揮をとる現場リーダーとしても活躍します。

担う役割の中で、特に重要なのは以下の3点です。

●計画立案

●調整と進行

●リスク対応

それぞれ見ていきましょう。

計画立案

まずは、社内運動会の計画立案です。

社内運動会の開催目的を明確にし、目的に合った企画を立案することが重要です。

そのほか、予算や開催日時、開催場所なども早めに決められるとよいでしょう。

調整と進行

社内運動会の日時や場所、開催目的が決まったら、当日に向けてさまざまな調整をしていきます。

企画内容や種目にあわせて準備するものや、使いたい設備を手配しておきましょう。

また、当日の進行も大切な役割です。進行がスムーズにいくよう、進行内容をしっかり決めて共有しておきましょう。

リスク対応

万が一のときのリスク対応もしっかりと考えておきましょう。

天候トラブル、安全面など、万が一に備えて対応できる準備をしておくことが大切です。

3.自社運営と業者依頼のメリット・デメリット

社内運動会を運営する方法には、大きく分けて自社運営と業者依頼の2つがあります。

それぞれのメリットとデメリットを整理してみましょう。

自社運営のメリット

●コストを抑えられる

●社内文化に沿った企画が立てやすい

●社員自身がつくり上げることで達成感が得られる

自社運営のデメリット

●担当者の負担が大きい

●準備に時間がかかり、本来の業務に支障が出る場合がある

●経験不足で進行に不安が残る場合がある

業者依頼のメリット

●運営ノウハウが豊富で安心

●進行、司会、機材準備など一括で任せられる

●担当者は社内調整に専念できる

業者依頼のデメリット

●コストがかかる

●社内らしさや独自性を反映しにくい場合がある

どちらの方法にも、メリット・デメリットがあります。

自社運営か業者依頼か判断のポイントは、会社の雰囲気や目的にあった方法を選ぶことです。

加えて、担当者の負担や準備時間、コスト面にも考慮しながら、最適な方法を選択するようにしましょう。

社内運動会の運営やることリスト

社内運動会を成功させるためには、運営側がやるべきことを時系列で整理して進めることがポイントです。

具体的には、次のステップで準備を進めていきます。

●3か月前まで：計画と体制づくり

●2か月前まで：企画の確定

●1か月前～前日：準備の詰め

●当日：運営と盛り上げ

●終了後：事後処理と振り返り

それぞれ解説します。

3か月前まで：計画と体制づくり

社内運動会の開催が決まったら、実施3か月前を目安に、計画と体制づくりを行いましょう。

目的・ゴール設定

「親睦を深める」「社員の健康増進」「家族ぐるみの交流」など、運動会の目的を明確にします。

ゴールが曖昧だと、競技種目や予算配分もぶれがちになります。

日程・会場・予算決定

開催日程は繁忙期を避け、業務として平日に開催すると社員も参加しやすくなります。土日に開催したい場合は、家族も参加できるように計画するのがおすすめです。

会場は、社員数にあった体育館や運動場を確保しましょう。その際、屋内外のリスクも比較しましょう。

おおよその日程と会場が決まったら、予算を組み立てます。会場費に加え景品や備品、保険料などを含めた見積もりを立て決定します。

協力会社の検討

会場の設営や機材手配など、社内運営が難しい工程は、部分的に協力会社への外注を検討しましょう。

早めに候補会社をピックアップしておくと安心です。

2か月前まで：企画の確定

社内運動会の大まかな計画と体制が整ったら、次は具体的な企画を確定させます。

種目・プログラム決定

社員の年齢層や、運動レベルに合わせた種目を選びましょう。

定番のリレーや玉入れに加え、参加ハードルの低いレクリエーション型競技を取り入れると、盛り上がりやすいです。

景品・備品手配

参加賞や優勝チームへの景品を決め、発注します。

景品は、「実用的」「ユニーク」「全員が欲しがるもの」をバランスよく選ぶと良いでしょう。

会場レイアウト案作成

競技スペース、観客席、休憩エリア、救護スペースなどを図面に落とし込み、当日の動線をイメージしましょう。

1か月前〜前日：準備の詰め

社内運動会の成功は、事前の準備をどれだけ丁寧に行えるかにかかっています。

特に直前であるこの時期での丁寧な準備が、当日のスムーズな運営と参加者の満足度を大きく左右します。

進行台本・役割分担

開会式から閉会式までの全体の流れを、具体的に台本にまとめましょう。

司会進行のセリフや進め方、競技のアナウンスのタイミングまで、細かく書き留めておくと安心です。併せて司会進行や審判、救護係、誘導係など、それぞれの役割を明確に割り振ります。

誰がどのタイミングで動くのかを整理しておくことで、当日の混乱を防ぎ、参加者も安心して競技に集中できます。

装飾・演出準備

会場の雰囲気づくりも社内運動会を盛り上げる大切な要素です。

コーポレートカラーやスローガンを取り入れた装飾を準備することで、一体感や会社らしさを演出できます。

開会式や閉会式では、音楽や照明、入場行進などに工夫を凝らすと、参加者の気分が一気に高まるのでおすすめです。

機材・備品チェック

マイクやスピーカーといった音響機材や、ストップウォッチ、ゼッケンなどの備品は事前に必ずチェックしましょう。

数が足りているかだけでなく、実際に動作確認を行うことも重要です。競技に使用する道具が壊れていないか、予備が準備されているかも確認します。

天候対応策の用意

屋外での開催を予定している場合は、雨天時の代替会場やプログラムの短縮案を用意します。

事前に天候判断の基準を明確にしておけば、参加者への周知もスムーズです。

当日：運営と盛り上げ

本番当日は、事前に積み重ねてきた準備を形にし、参加者が社内運動会を安心して楽しめるよう運営していくことが大切です。

以下のポイントに注意しながら、スムーズな司会と会場の盛り上げを心がけましょう。

会場設営

受付や控え室、競技エリアを早めに整備し、動線を確認しましょう。

設営を外注業者に任せることで、担当者の負担が軽減されます。

開会〜閉会進行

司会進行は、イベント経験者に任せるとスムーズです。

参加者を盛り上げるMCがいるだけで、運動会の雰囲気は大きく変わります。

安全管理とトラブル対応

熱中症やけがに備えて、救護スタッフを配置しておきましょう。

トラブルが発生した場合に、責任者が即座に判断できる体制を整えておくと安心です。

終了後：事後処理と振り返り

社内運動会の価値をさらに高めるためには、イベント終了後の片付けと振り返りが欠かせません。

単に後片付けを行うだけでなく、会計やアンケートを通じて成果と課題を見える化することで、次回の企画をより良いものにできます。

会計報告

会計報告で収支を明確にし、経費の妥当性を社内に共有します。

アンケート回収

参加者から満足度や改善点を回収し、次回の参考にしましょう。

改善点の共有

楽しかった種目や進行の不備などを整理し、社内のナレッジとして残すことが大切です。

社内運動会を成功させるポイント

普段は部署や役職の垣根がある職場でも、グラウンドに立てばみんなが同じチームメイトです。社内運動会を通じて、体を動かしながら笑い合う時間は、社内の一体感を育みます。

ここでは、社内運動会を成功させるための4つのポイントを紹介します。

●親しみやすい定番競技を軸にする

●準備段階から会社全体を巻き込む

●家族参加型にして交流を広げる

●参加意欲を高める優勝特典

それぞれ解説します。

親しみやすい定番種目を軸にする

運動会と聞いて誰もが思い浮かべるのは、リレーや玉入れ、大玉転がしといった定番種目でしょう。

これらはルールがシンプルで、年齢や運動神経に関わらず楽しめることが魅力です。社内運動会でも、まずはこうした誰でも参加しやすい種目を軸に構成すると安心です。

加えて、借り物競争やチーム対抗綱引きのように、参加者全員が声を出して盛り上がれる競技を取り入れるようにしましょう。

自然と応援の輪が広がり、会場全体が盛り上がります。

準備段階から会社全体を巻き込む

社内運動会の成功は、準備段階から決まっているといっても過言ではありません。運営担当者だけで進めるのではなく、会社全体を巻き込みましょう。

部署ごとに役割を分担したり、意見を集めたりすることで、会社全体がイベントに関わる雰囲気を醸成できます。他にも、チーム名やユニフォームのカラーを考えてもらっても良いでしょう。

また広報担当者を決めて、社内報や掲示板などで準備の様子を発信してもらうこともできます。

準備段階から会社全体を巻き込むことで、自分たちのイベントだという意識が高まります。それにより、社員の間に当日の参加意欲も高まります。

家族参加型にして交流を広げる

社員だけでなく、その家族も一緒に楽しめるスタイルにすることで、社内運動会はより温かいイベントになります。

家族を通して関係性が広がることで、より強い絆が生まれます。

参加意欲を高める優勝特典

「勝ちたい」「優勝したい」という気持ちは、社内運動会を盛り上げる大切な原動力です。そこで、優勝チームにはちょっとした特典を用意しておくとよいでしょう。

社員食堂で使える食事券やチームで楽しめるランチ会の権利、トロフィーや表彰状など、豪華なものでなくてもかまいません。

優勝を目指して全力を尽くす中で、自然と協力や応援が生まれます。仮に優勝できなかったとしても、「来年こそは」という気持ちが芽生え、翌年以降の社内運動会への参加意欲を高める効果も期待できます。

社内運動会の外注判断の目安

社内運動会を自社で運営するか、業者に依頼するかは規模や体制によって、判断が分かれます。

外注判断の基準は以下のとおりです。

●参加者が300名以上

●会場が大規模や屋外

●社内にイベント経験者がいない

●担当者が本業で多忙

それぞれ解説します。

参加者が300名以上

参加者が300名を超える規模になると、進行や安全管理の負担が急増します。

大人数をスムーズにまとめるには、業者のノウハウが欠かせません。

会場が大規模や屋外

広い会場や屋外では、音響設備や設営の工夫が必要になります。

専門的な知識と機材を持つ業者に依頼したほうが安心して進行できます。

社内にイベント経験者がいない

社内にイベント経験者がいない場合、外注にすることをおすすめします。

また、進行役や盛り上げ役が社内にいない場合も、雰囲気づくりや段取りが難しくなることがあります。

イベント経験豊富なプロに任せることで、参加者の満足度も高まるでしょう。

担当者が本業で多忙

日常業務との両立が難しい場合は、外注で負担を軽減するのも有効です。

「機材手配だけ」「司会だけ」といった部分的な依頼も可能なので、ニーズに合わせて調整しましょう。

まとめ

社内運動会は、社員同士の交流を深める貴重なイベントです。また、企業文化を体現する場でもあります。

ただし、運営担当者にとっては、多くの準備と判断が求められる負担の大きい仕事です。社内でできること、外部に任せることを適切に見極め、役割を明確にすることが成功のカギです。

株式会社運動会屋のようなイベント専門会社は、会社ごとのニーズに併せたオーダーメイドの企画力で、目的に合わせた社内運動会の企画・運営を強力にサポートします。

「自社での準備は大変そう」「社内と外部での役割分担を検討したい」という方、ぜひ株式会社運動会屋に相談してみてはいかがでしょうか。

本記事の内容を参考に、社内運動会開催の目的を大切に、社員全員が楽しめるイベントを実現していただければ幸いです。