こちらの記事では当社の「ハイブリッドイベント」とはどのようなものかを、実際の事例もふまえてご紹介します。

ハイブリッドイベントとは

オンラインイベントの認知度もだいぶ上がってきましたが、新型コロナウイルスの感染状況をふまえ、感染対策を行った上でのリアルイベントの可能性も見えてきました。

しかし、今すぐ大人数が「１箇所に集合して社内イベントしよう！」とはなりにくいかもしれません。

そんな中、現在徐々に増えてきている新しいイベントの形態があります。

それが、『ハイブリッドイベント』です。

ハイブリッドイベントとは、オンラインイベントとリアルイベントが同時に進行し、オンラインとリアルの競技の結果が相互に影響し合い、得点等に反映されます。

会場にいる参加者と自宅にいる参加者の混合チームとなるため、チームが一丸となって盛り上がるのが運動会屋のハイブリッドイベントの最大の特徴です。

ハイブリッドイベントのメリット・デメリット

ハイブリッドイベントのメリット

・リアルでイベントに参加したい人、オンラインで参加したい人のどちらの要望も叶えられる

・オンラインイベントのマンネリ化防止

・オンラインだけではできなかったコンテンツを楽しめる

ハイブリッドイベントのデメリット

・リアルイベントの参加者とオンラインイベントの参加者で盛り上がり度合いが異なる可能性がある

・会場の準備に加えて、オンラインの準備も必要

では、具体的にハイブリッドイベントとはどんなイベントなのか、

実際に当社が企画運営した社内イベントをご紹介します。

あなたの企画にピッタリのハイブリッドイベントは？

参加者がオンラインとリアルの会場のどちらの人数が多いかで、オススメの運営スタイルが異なります。

シチュエーションごとにオススメの運営方法をお伝えします。

A）参加人数が多い場合

→各拠点ごとに参加者が集合し、チーム内は距離を保ちながらリアルで交流。他のチームとはオンラインでつなぐ

B）オンラインでの参加者が多いが、リアル会場でも出し物などの演出をしたい

→参加者は各自オンラインで参加し、チームリーダーや役員、運営委員など、メンバーの一部が会場に集まり、出し物の披露や競技等に参加する

C）リアル会場での参加者が多く、オンライン参加者へは会場の様子を配信

→リアルの参加者は会場で競技を行い、オンライン参加者は配信を閲覧し、一部の競技にも参加できる要素を盛り込む

D）リアルもオンラインもバランスよく参加者がいる場合

→リアルとオンラインの進行を同時並行で行い、要所要所でオンラインとリアルの参加者が交流する

当社では、上記のようにみなさまの状況に合わせて最適な形でハイブリッドイベントをご提案しています。是非、みなさまのご状況をお聞かせください！

ハイブリッドイベントの事例

ここではリアルとオンラインがどのように融合してイベントとして成り立たせているのか、2つの事例を用いてお伝えします。

ケース➀ リアルで参加している方とオンラインで参加している方が混在

企業：大手ガス会社の労働組合

目的：リアルとオンラインの融合イベントがしたい

人数：リアル15人、オンライン140アカウント

概要：オンライン・リアル混合のチーム対抗 / オンラインの競技の結果がリアルの競技にも影響する競技・クイズ大会

体育館を借りてリアルイベントを実施。オンラインはZoomを使用しました。

『オンラインの競技の結果がリアルの競技にも影響する競技』を1つご紹介します。

【バルーンショック】

オンライン側は制限時間内に膨らませた風船の数、リアル会場側は大きな風船を膨らまして割る時間を競う競技です。オンライン側の勝敗結果により、リアル側の各チームのハンディキャップ*が決まる仕組みを設けました。まずはオンライン側からスタート。

①《オンライン会場》事前に各ご自宅に配送した風船を制限時間以内に何人膨らますことができるかを競う

②その結果から、リアル会場にいる各チームのハンディキャップを決定する

③《リアル会場》リレー形式で大きな風船をふくらませて割る。（1人の制限時間は10秒。スタート位置から空気入れまでダッシュし風船に空気をいれていく）

ハンディキャップ*オンライン側の結果、順位が高いほどスタート地点から空気入れまでの距離を短く設定する。オンラインの結果が良いほどリアルは有利になる。

このようにオンラインの競技結果がリアル会場の競技に影響するため、場所が離れていても参加者の一体感がうまれるのがハイブリッドイベントです。

ケース➁ チームのメンバーはリアルで集まり、他チームとの交流はオンライン

企業：造船会社

目的：午前中は研修会、午後にレクリエーションで身体を動かすものなど、研修と交流を同時に行いたい

人数：57人

概要：参加者はチームごとに分かれて別々の会議室から参加（配信拠点も参加する場所も同じフロアの各会議室） / 8チーム対抗のオンライン運動会を実施

Zoomは、パソコン画面1ページでの表示人数が最大25人（49人映せるスペックのパソコンもあり）となるため、大人数が参加する場合は、画面をスライドさせて切り替えることが必要です。Zoomに慣れていない方にとって、こうした操作が増えることがオンラインイベントへの参加のネックになりがちです。

そこで、各会議室に1台パソコンを用意し、1つの画面からチーム全員が参加する形式を取りました。一人ひとりの操作をなくし、パソコン画面1ページで参加者全員の顔が見られるよう工夫したのです。

チーム(4～8名)ごとに、別々の会議室に集まり、他チーム同士はオンラインで交流する形式のハイブリッドイベントです。

一つの画面(1アカウント)にたくさん人がいる特徴を使った競技を1つ紹介します。

【どこが変わった？リアル×オンライン間違い探し】

カメラ機能を使い、画面オン・オフの切り替え前と切り替え後で、変化した場所を当てるという競技です。

①5分間の相談タイムで、変化する場所を各チーム考える

②カメラ画面をオンの状態で変化前の状態を他チームに見せたあと、画面をオフにする

③先ほどの画面とは少し変化をさせた配置（メンバーのポーズや室内の装飾など）にする

④再び画面をオン。他チームは制限時間内に変化した場所を当てるとポイント獲得

このように全体的にはオンラインで交流をし、チーム内は作戦会議をするなどリアルで交流する形式のハイブリッドイベントは、各地に事務所等の拠点がある企業にオススメです。

オンラインとリアルのイベントのいいとこどりをして素敵なイベントに

ハイブリッドイベントはリモートワークをしている方とオフィス等で仕事をしている方が混在している企業や、工場などいくつか拠点があり普段パソコンをあまり使わない参加者が多い企業にオススメです。

また、オンラインの方が参加しやすい人とリアルで集まって交流したい人、それぞれの状況を考慮して開催することができます。

遠方から会場までの移動が大変、大人数で集まるのが苦手、オンラインツールが苦手といった理由で、これまでリアル・オンライン、いずれのイベントにも参加していなかった方のハイブリッドイベントへの参加率は比較的高い傾向にあります。

社会情勢や生活状況に合わせて職場の環境が変化する現代において、ハイブリッドイベントはとても親和性が高いイベントです。

今回ご紹介できなかった事例についてもハイブリッドイベントの資料に掲載しています。詳しくお知りになりたい方はお問い合わせください。