オンラインイベントは、開催前の準備、開催中、終了後、それぞれに最低限確認すべきポイントがあります。

オンラインイベントは、オフラインのイベントよりも参加者の反応を確認しづらく、主催者が気づきにくい不具合も発生しやすいものです。イベントごとにしっかりと振り返りを実施して、次回開催時の課題を可視化していきましょう。

 

イベント準備の際に確認したいポイント

1. インターネット回線の状況は良好か
2. 各機器の動作確認はできているか
3. 音声や動画のリハーサルは充分か
4. 不測の事態に対するマニュアルの共有がなされているか

イベントを開催する前は、この4点です。

映像が動いているのに司会進行役のマイクがミュートになっている、遠方にいるパネリストと回線がつながっていないといったことのないよう、入念にリハーサルを重ねるようにしてください。

オフラインのイベントでは、「あー」や「えーと」といったつなぎの言葉もさほど気にならないかもしれませんが、オンラインでは、視聴者を飽きさせることに直結してしまいがちです。

そして、機材トラブルなどで無音（無言）の瞬間が生まれると、実際の時間以上に長く感じられる傾向があります。こうしたトラブルを少しでもスムーズに切り抜けるため、トラブル発生時のマニュアルを作っておき、リハーサルの段階でしっかり共有しておきましょう。

 

イベント進行中のポイント

1. タイムスケジュール通り進行しているか
2. 参加者が楽しめているか
3. トラブルがなく進行しているか

オンラインイベントは、参加者がPCやスマホを見ているため、常にデジタル時計が視界にあり誰もが時間にシビアになりがちです。進行が遅れると参加者の気分も盛り下がったりることも。また画面の動きが単調にならないような工夫をするなど、参加者を飽きさせないように進めることが大切です。

なお、60分以上のイベントの場合は、途中で5～10分程度休憩を挟むと適度な集中力を保ったまま参加してもらいやすくなります。

スタッフのうち一人は、実際に参加者が見ている画面を出してチェックしながら進めていきます。音声が途切れがちになる、動画がフリーズしているなどの不具合は、主催側にとって気づきにくい不具合なので、気がついたらすぐに回復できるよう、事前に対策を準備しましょう。

 

終了後の振り返りについて

1. 事前にアンケートを用意し、参加者の意見を聞く
2. イベント動画をチェックして、進行がスムーズにおこなわれたか確認
3. イベント中に発生したトラブルについて次回に向けて対策を考える
4. 機器の新規購入やリースが必要かどうか検討する

イベント終了後は、簡易的な振り返りをおこない、次回のイベントに役立てるようにします。

トラブルが起きたら次回に向けての対策を考えることが、重要です。

また、カメラがもう一台あった方がよい、手持ちではなくインカムマイクの方が円滑に進行できそうだ、などの気づきが得られた際は、機材の購入やリースも併せて検討してみてください。