近年、コミュニケーションの活性化などを目的とし、社内運動会を実施する企業が増加中です。

社内イベントの定番として実施されることが多い社内運動会ですが、最近では社員総会や周年記念といった大規模なイベントにおいても行われるようになってきています。

そこで、今回の記事では、社員総会・周年イベントで社内運動会を実施する際のメリットや押さえておきたいポイント、注意点などについて紹介します。

企業が企画する社員総会・周年イベントで運動会の実施を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。

社員総会や周年イベントに運動会を実施するメリット

社員総会や周年イベントで運動会を実施する場合、どのようなメリットがあるのでしょうか。

主なメリットとして挙げられるのは、下記の4つです。

●時期を選んで開催できる

●参画型のイベントにできる

●テーマに絡めた種目を取り入れられる

●表彰項目が多くモチベーションの向上になる

それぞれ解説します。

時期を選んで開催できる

運動会は、通常秋に開催されるイベントですが、社員総会や周年イベントとして運動会を行う場合、実施する時期を自由に選ぶことができます。

また、屋内の体育館を利用すれば、暑さや寒さを心配する必要がなく、どんな季節でも運動会の開催が可能です。

自社の繁忙期や月末・月初などを避けることができるため、社員全員の参加が促せるでしょう。

参画型のイベントにできる

参画型のイベントにできることもメリットの一つです。

例えば、周年イベントの際、セレモニーに出席するだけでは、その場の盛り上がりが過ぎれば興味を失いがちですが、運動会を取り入れることで、それぞれの役割が与えられる「参画型」の体験を提供できます。

運動会では、種目やプログラムを企画していく機会が設けられるため、「自分たちのアイデアや意見が会社の運営に影響を与えている」という実感が得られます。

参加した社員は、自身の力が評価されていると感じ、積極的に参加しようと意欲を高めるでしょう。

また、参画型のイベントには、会社のビジョンや方針を理解させる効果もあります。

イベントを通じて会社の方向性を実感し、自身のアイデアや提案が形になる過程を体験することで、普段の業務においても積極的に関わる姿勢を持つようになるはずです。

テーマに絡めた種目を取り入れられる

社員総会や周年イベントでの運動会の場合、テーマに絡めた種目を取り入れられる点がメリットになります。

例えば、大勢で参加できる「綱引き」でも、テーマに応じたアレンジが可能です。

社員総会なら部署同士で競い合ったり、10周年記念イベントなら10分の長試合にしたりするなど、アイデア次第でさまざまなバリエーションを考えることができます。

この場合、企画が複雑である必要はなく、それぞれの競技にテーマの精神を込めるだけでも効果的です。

こうした工夫によって、イベント開催の意義を運動会に反映させれば、社員の関心や熱意を引き起こすきっかけになります。

また、テーマに対する連帯感や誇りを醸成し、運動会全体の盛り上がりを高める一因となるでしょう。

表彰項目が多くモチベーションの向上になる

通常の社員総会や周年イベントでは、営業担当者など限られた社員が表彰されがちで、その他の社員は評価の機会が少ないことがあります。

その点、社内運動会なら表彰項目が多いため、社員全員のモチベーション向上や帰属意識につながりやすいです。

運動会の種目や競技を工夫することで、普段目立たない社員も十分表彰の対象となるチャンスが生まれます。

さらに、運動が苦手な人も楽しめる種目を組み込むことで、表彰の幅が大きく広がるでしょう。

運動会を取り入れる際は、できるだけ多くの社員を表彰対象にする工夫が重要です。

社内運動会を実施する際に意識するポイント

それでは、社内運動会は、どのような点を意識して行う必要があるのでしょうか。

社内運動会を実施する際に意識したいポイントは次の5つです。

●参加人数を決めておく

●会場の場所を決めておく

●実施する日時を決めておく

●会場費を把握しておく

●トラブル対策をしておく

それぞれについて説明します。

参加人数を決めておく

社内運動会を実施する際に重要なポイントとして、参加人数を事前に決めておくことが挙げられます。

参加人数の把握は、会場の手配において最初のステップとなります。

計画を立てる際は、参加する社員の数だけでなく、招待する人やスタッフの参加も考慮し、最も多くの参加人数を見込んで会場を選ぶことが重要です。

毎年行っているのであれば、過去の参加率データも参考にすると良いでしょう。

参加人数を正確に把握し、それに見合った会場を選ぶことで、スムーズな運営と参加者の快適な体験が確保できます。

会場の場所を決めておく

会場の場所選びも、社内運動会の実施に欠かせないポイントです。

会場の場所によって、アクセス時間や移動費用が大きく変わってくるため、慎重に決める必要があります。

効率的な準備を考えるなら、自社近くの会場が選択肢に入りますが、参加者の負担を軽減し、イベントの魅力を高めるには、交通の便が良く利便性の高い街中の会場が好ましいでしょう。

また、社内運動会で日常から離れた雰囲気を楽しみたい場合は、郊外の会場も検討できます。

ただし、人気のある会場は需要が高く、予約が難しかったり費用が高かったりすることも考えられるため、いくつかの候補地を検討しておくと良いです。

実施する日時を決めておく

実施する日時を確定しておくことも、社内運動会を実施する際に必要なポイントです。

特に秋の運動会シーズンなどは、適切な会場がすぐに見つからないことがあります。

日程が未定の場合、複数の候補会場に問い合わせて、空いている日や比較的安価に借りられる日を聞いておくと安心です。

また、会場手配をアウトソーシングする場合は、搬入や撤収にかかる時間を考慮し、その日程について確認しておくことが重要です。

すべて自社で行う場合も、余裕を持たせた日時設定をし、スムーズな運動会の実施を目指しましょう。

会場費を把握しておく

社内運動会の実施の際は、会場費を事前に把握しておくこともポイントの一つです。

一般的に、会場費は全体費用の大部分を占めます。

一度会場を予約すると日程の変更やキャンセルが難しい場合もあるため、費用については慎重に進める必要があります。

会場の料金は、公式ウェブサイトに掲載されている場合もあれば、そうでない場合もあることから、電話でしっかり確認しておくと良いでしょう。

また、音響などの設備も重要なポイントです。

これらがオプション料金に含まれたり、追加料金がかかったりする場合があります。

正確な費用を把握するためにも、オプション料金の有無や必要な設備についても事前に確認しておくことが大切です。

トラブル対策をしておく

社内運動会の実施にあたっては、トラブル対策も欠かせないポイントです。

会場の手配は非常に重要な要素ですが、天候などの予測不能な要因によって、計画変更を余儀なくされることも考えられます。

例えば、社内運動会の開催直前に台風のコースが変わって直撃を受け、押さえていた会場が使用できなくなるというケースもあるでしょう。

このような事態を防ぐためにも、予期せぬトラブルへの対策を考えておくことが大切です。

天候だけでなく、会場の施設や設備に関する問題、交通アクセスの乱れなども想定し、さまざまな状況に対応可能なプランを準備しておきましょう。

社内運動会を実施する際の注意点

社内運動会を実施する際は、いくつかの注意点を押さえておくことも重要です。

ここでは、社内運動会を実施する際の注意点を紹介します。

会場選びはアクセスを最優先にする

注意点の一つとして、会場選びはアクセスを最優先にすることが挙げられます。

参加しづらい場所では、参加者自体が少なくなったり、社内運動会そのものへのイメージが下がったりするおそれがあります。

できるだけ駅近の立地や駐車・駐輪がしやすい場所を選びましょう。

怪我や急病などのトラブル対策をしておく

怪我や急病、熱中症などのトラブルにも注意が必要です。

社内運動会には、ベテラン社員や普段まったく運動しない社員も参加するため、一人ひとりの体力・運動神経が異なります。

怪我や体調不良のリスクに備え、労災保険や民間のスポーツ保険に加入しておくことが重要です。

また、当日は医療スタッフに待機してもらうと安心です。

競技は誰でも参加できる種目にする

社内運動会の種目には、誰でも無理なく参加できて楽しめるものを取り入れる必要があります。

例えば、「全員でギネスに挑戦」「全員で合唱」「全員で大声選手権」「全員で大玉送り」など、全員が同時に協力する種目がおすすめです。

年齢や性別に関わらず参加でき、記録にも記憶にも残るような種目を多くすると良いでしょう。

自社で開催が困難であればイベント会社へ

社内運動会の実施には、時間や手間がかかります。

自社での開催が難しければ、イベント会社への依頼を検討してみましょう。

社内運動会の経験・実績が多いプロに任せることで、社員総会や周年イベントでの運動会もスムーズに進められます。

まとめ

社員総会や周年イベントで社内運動会を実施することで、時期を選んで開催できたり、参画型のイベントにできたり、テーマに絡めた種目を取り入れられたりといったメリットが得られます。

スムーズな実施のためには、今回の記事で紹介したポイントや注意点を把握しておくと良いでしょう。

また、自社での開催が困難な場合は、イベント会社への依頼がおすすめです。