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公開日:2021.12.01

最終更新日:2022.01.26

オンライン懇親会幹事必見!運営のチェックポイント

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ovice, オンライン懇親会

幹事のメンバーとの打ち合わせも終わり、プログラムや、参加者の募集、当日必要な物も用意した。
あとは予定通りに本番が進むことを祈っていざスタート!が、しかし、あれあれ?

 

「思ったよりもうまくいかない」「時間が押していく予定通りにいかない」そんなことありませんか?

少し前に流行った『オンライン飲み会』盛り上がってますか?

 

気付いたら時計をチラチラ、まだ続くのかな、なんてここでは、そんなみなさまの為に、
オンラインでの懇親会を楽しんで頂くために、運営前に抑えておきたいポイントなどをお伝えします。

目次

オンライン懇親会はシンプルに、わかりやすい内容で

幹事のメンバーとの打ち合わせは非常に盛り上がり、「これなら絶対盛り上がる!」 「楽しそう!」と思っていても、「当日は想定の盛り上がりが感じられなかった」なんていう声を聞きます。

 

ここで、ひとつ考えられるのが、『幹事と参加者とのGAP』です。 幹事を買って出て頂いたみなさまは、イベントに対して前向きで、ある程度オンラインの知識もある方の場合が多いです。

しかし、実際に参加される社員の方々は「なんかオンラインでイベントをやるらしい」「何やるんだろ」「パソコン苦手だな」といった方も少なからずいらっしゃいます。

 

そんな方々が当日参加されて、オンラインの設定などにつまづき、声が聞こえなかったり、うまく話せなかったりすると、イベントの雰囲気が、、、となってしまいます。

 

幹事のみなさまは、そういった方もいらっしゃるということを前提に、シンプルでわかりやすい内容を心掛けたいところです。

懇親会では発言の機会をつくろう

オンラインイベントでは想定よりも時間が押してしまうこともあれば、 想定よりも時間が巻いてしまう時もありますよね。

 

例えば、「〇〇さんご挨拶、思ったより短かったな」 「ビンゴやったけど、思ったよりすぐビンゴになったな」 などなど。

 

これはこれでOKです。

ではどうするか。

 

インタビューを増やしましょう。

 

オンラインの弱点として「参加者が一斉に話せない」といった点があります。イベントは成功しても、一言も喋っていない、喋れなかった方もいるでしょう。

そうすると、満足度が少し下がることもあるかもしれません。

 

なので、時間が巻きそうだなと思ったら、インタビューで色んな人の話を聞くようにしてみましょう。

あとは、オンライン懇親会を早めに終わるのもひとつですね。

オンラインだからこそのあらゆる事を想定しておく

オンライン懇親会などオンラインイベント中は様々なことが起こります。

 

参加予定の方が来なかった。

ネットが落ちてしまった。

マイクやカメラの設定がうまくいかない。

 

どんな事が起こっても、どう対応するかを予め決めて置けば、 イベント運営も焦らずに対応することが出来ます。

例えば、ネット環境が悪く繋がらない、マイクやカメラの設定がわからない、といたお声に対応する「緊急連絡先」を用意しておく。

事前にオンラインツールの使い方マニュアルを配布する。

練習時間を設けてもいいかもしれないですね。

人数が減った場合は、誰かを2人分扱いにしたり、幹事がサポートメンバーとして入る、など。

 

何事も無く、無事に終了することが一番ですが、急な出来事に対しても、落ち着いて対応できる準備をしておけば、トラブルもトラブルで無くなりますよ。

想定より少し長めに

あらゆるハプニングにおいて、特に対応しやすいのが『時間調整』です。

 

幹事のメンバーで、イベント開始から終了までの 各コンテンツの時間配分を考えると思います。

頭でイメージしながら、だいたい〇〇分くらいかな、と。

 

しかし、その想定も当たらず時間がどんどん押して行ってしまう、なんてこともありますよね。

ここで原因として考えられるのが、 「参加者は思ったよりオンラインに慣れていない」 という点です。

ある程度オンラインに慣れた幹事のみなさまにとってはとても簡単な操作でも、テレワークで普段からオンライン会議しているからといっても、いつもと違った使い方になった途端どうしても戸惑いが出てくるものです。

マイクをONにして話してもらうだけでも、他の人の声と被って聞こえていなかったり、ネット環境の差でラグがあったり、オンラインから落ちてしまったり、様々なことがオンラインイベントでは起こりえます。

予想をたてて、少し余裕を持ったプログラムにしておきましょう。

 

プログラムに「少しバッファーをもたせてこのスケジュールにしよう」と時間調整できるタイミングを先につくっておくことは、トラブル回避のために一番はじめにできることと言えます。

イベントはイベント業者に

オンラインイベントの運営に関するポイントをお伝えしてきましたが、通常の業務もある中でこれらの作業や打ち合わせをするのって、大変だなと思いませんでしたか。

 

そんな時に、私たち「運動会屋」です。

オフライン・オンラインでの運動会、懇親会、その他社内のコミュニケーションイベントを多数手がけてきた実績と経験で、みなさまの面倒な作業を全て請け負います。数回のお打ち合わせで、ご希望を伝えて頂き、後はお任せください。

 

本番当日も全て運営しますので、幹事のみなさまも1人の参加者としてイベントをお楽しみ頂けます。もちろんイベントの企画を研修として若手に行って頂くこともあり、そのサポートという形でも大丈夫です。様々なお困りごとにイベントのプロとしてお答えしますので、お気軽にご連絡ください。

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