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公開日:2021.12.01

最終更新日:2022.02.07

オンライン懇親会幹事必見!運営のチェックポイント

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ovice, オンライン懇親会

幹事のメンバーとの打ち合わせも終わり、プログラムの準備や、参加者の募集、当日必要な物も用意した。
あとは予定通りにイベントが進むことを祈っていざ本番スタート!が、しかし、あれあれ?

 

「思ったよりもうまくいかない」「時間がかかりすぎて予定通りに進まない」そんなことはありませんか?

気付いたら時計をチラチラ、まだ続くのかな?

 

ここでは、そんな経験をお持ちのみなさまに、
オンラインでの懇親会を楽しんでいただくために、運営前に押さえておきたいポイントなどをご紹介します。

目次

オンライン懇親会はシンプルに、わかりやすい内容で

幹事のメンバーとの打ち合わせは非常に盛り上がり、「これなら絶対盛り上がる!」 「楽しそう!」と思っていても、「当日は想定の盛り上がりが感じられなかった」という声を聞きます。

 

原因の一つとして考えられるのが、『幹事と参加者とのギャップ』です。 幹事のみなさんはイベントに対して前向きで、ある程度オンラインの知識もある方が多いです。

しかし、実際に参加される社員の方々の中には「オンラインで何かイベントをやるらしい・・・」「何をやるんだろう」「パソコンは苦手だな」という方もいらっしゃいます。

 

そんな方々が当日参加されて、オンラインの設定に手間取ったり、声が聞こえなかったり、うまく話せなかったりすると、説明に時間がかかったり、途中で止まってしまうなどイベントが滞ってしまいます。

 

オンラインツールに不慣れな方もいるということを前提に、シンプルでわかりやすい内容にすると、当日はスムーズに進行します。

懇親会では発言の機会をつくろう

オンラインイベントでは想定よりも早く終わってしまう時もあります。

 

例えば、「〇〇さんのご挨拶、思ったより短かったな」 「ビンゴは、想定より早くビンゴになる人が出たな」 など。

 

そんな時はどうするか。

 

早めに終わるというのも一つですが、参加者に感想を聞くなど、インタビューをしてみてはいかがでしょうか。

 

オンラインでは、「参加者が一斉に話せない」といった特性があります。イベントが成功しても、一言も声を発していないという参加者がいるかもしれません。

発言できなかったことで、イベントに対する満足度が下がってしまう場合もあります。

 

時間が余ってしまいそうな時は、インタビューで発言の少なかった参加者の話を聞けば、時間を有効に使えますし、一人ひとりの満足度も上がります。

オンラインだからこそのあらゆる事を想定しておく

オンラインでのイベント中は、いろいろなハプニングも起こります。

 

参加予定の方が来なかった。

ネットが落ちてしまった。

マイクやカメラの設定がうまくいかない。

 

どんな事が起こっても、予め対策を決めておけば、 イベント運営も焦らずに対応することが出来ます。

例えば、ネット環境が悪く繋がらない、マイクやカメラの設定がわからない、といた声に対応する「緊急連絡先」を用意しておく。

事前にオンラインツールの使い方マニュアルを配布する。

練習時間を設けてもいいかもしれないですね。

人数が減った場合は、誰かを2人分扱いにしたり、幹事がサポートメンバーとして入る、など。

 

何事も無く、無事に終了することが一番ですが、急な出来事に対しても、落ち着いて対応できる準備をしておけば、トラブルは最小限ですみます。

想定より少し長めに

あらゆるハプニングにおいて、起こりやすいのが『時間』に関することです。

 

幹事のみなさんは、イベント開始から終了まで、各コンテンツの時間配分を考えると思います。

 

しかし、その想定どおりにいかないことも多々あります。

まず 「参加者がオンラインに慣れていなかった」という原因だった場合

テレワークで普段からオンライン会議をしている方でも、イベントではいつもと違った使い方をすることもあるので、戸惑いが出てくるものです。

マイクをONにして話してもらうだけでも、他の人の声と被って聞こえていなかったり、ネット環境の差があるため声が遅れて聞こえたり、ネットが途切れてしまったり、様々なことがオンラインイベントでは起こります。

こうした状況に対応するため、少し余裕を持ったプログラムにすることをオススメします。

イベントはイベント業者に

オンラインイベントの運営に関するポイントをご紹介しましたが、通常の業務もある中でこれらの作業や打ち合わせをするのは大変です。

 

そんな時は、私たち「運動会屋」にご相談ください。

オフライン・オンラインでの運動会、懇親会、その他社内のコミュニケーションイベントを多数手がけてきた実績と経験で、みなさまの面倒な作業を全て請け負います。数回のお打ち合わせで、ご希望をお聞かせいただき、後はお任せください。

 

本番当日も全て運営しますので、幹事のみなさまも1人の参加者としてイベントをお楽しみいただけます。イベントの企画を研修として若手社員の方が行うケースでも、サポートという形でお手伝いをさせていただきます。様々なお困りごとにお答えします。お気軽にご相談ください。

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